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Conditions générales de vente

Article 1- Objet

En application de l’article L441- 6 du code de commerce, les présentes conditions générales de services (CGS) sont applicables entre Service Formalités et tout acheteur de ses produits et services commercialisés ou demandeurs de prestations de services acceptées. Ces conditions générales s’appliquent sauf clauses contraires, expressément stipulées dans un accord écrit, papier ou numérique, signé entre les parties. Le cas échéant elles complètent dans le silence d’un accord les clauses qui ne lui sont pas contraires. L’envoi d’une commande à Service Formalités, la demande d’une prestation de service ou l’acceptation d’un devis, emportent acceptation des présentes conditions générales.

  1. Cadre de référence :

Le site service-formalites.fr est la propriété de l’AGFE dont le siège social est situé au 6 rue d’Armaillé 75017 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 882678386 et ayant pour E-mail : contact@service-formalites.fr

HEBERGEMENT : OVH – SAS au capital de 10 069 020 € – RCS Lille Métropole 424 761 419 – Adresse Kellermann – 59100 Roubaix – France

1.1-L’envoi de la commande se fait soit par voie électronique, fax ou par voie postale. Cela implique l’adhésion du client aux présentes conditions générales.

 1.2-Service Formalités se réserve le droit d’annuler toute commande d’un client avec lequel il existerait un litige relatif au paiement d’une commande antérieure. Toutes les commandes sont facturées et payables en Euros uniquement. Les paiements peuvent s’effectuer par virement bancaire ou carte bancaire exclusivement. 

1.4-En cas de retard de paiement, seront exigibles, conformément à l’article L 441-6 du code de commerce, une indemnité calculée sur la base de trois fois le taux de l’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Le montant exposé ci- dessus constitue l’indemnité forfaitaire minimum. En cas de frais supplémentaires de recouvrement, une indemnisation complémentaire pourra être demandée sur justification.

 Les Parties s’engagent à effectuer l’ensemble des traitements prévus dans le cadre des présentes dans le respect de la législation relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment et de manière non exhaustive :

Le RGPD, Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; La Directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; La Directive 2002/58/CE du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques modifiée ; La loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée ; Le code des postes et des communications électroniques, et notamment l’article L. 34- 5. 1. 2.

Définitions: Pour la bonne compréhension des présentes, les définitions suivantes sont adoptées: «Parties»: ensemble de Service Formalités et de son Client «Données à caractère personnel»: Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci- après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale; «Responsable de traitement» la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre; «Sous- traitant», la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Nous conservons vos données personnelles 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle et 15 ans en archivage définitif sur un support distinct. La suppression est automatique et par informatique après 15 ans d’archivage définitif. Vos données sont traitées à des fins de gestion et de traçabilité des prestations et services commandés par l’utilisateur. Service Formalités ne commercialise pas vos données personnelles qui sont donc uniquement utilisées par nécessité ou à des fins statistiques et d’analyses.

Pour demande d’accès, de rectification ou d’effacement, veuillez prendre contact avec notre DPO :

  • Soit par courrier à l’adresse suivante : Service Formalités, 6 rue d’Armaillé – 75017 PARIS, FRANCE.
  • Soit par courriel à l’adresse suivante : contact@service-formalites.fr

Article 2- Conditions de paiement

A défaut d’autres précisions, les prix sont stipulés en euros et hors taxes sur la base des tarifs en vigueur à la réception de la commande ou de l’envoi d’un devis. Un devis est valable 30 jours à compter de son émission. Les prix sont exclusifs de tout autre droit ou impôt ainsi que de tout prélèvement administratif exceptionnel et/ou temporaire dont le paiement incomberait au Client. Les factures sont adressées par Service Formalités dès réception des commandes. Elles peuvent prévoir des modalités de paiement en fonction des dates de prestations fournies. A défaut de ces prévisions, elles sont payables dans les trente (30) jours de leur émission. Les paiements anticipés ne donnent lieu à aucune réduction ni escompte. Tout retard de paiement, après une mise en demeure effectuée par tous moyens, si elle est restée infructueuse, donne lieu à majoration de la facture par application du maximum du taux d’intérêt légal en vigueur. En outre, un incident de paiement inscrit à son compte dans les livres de Service Formalités rend exigible immédiatement pour les commandes en cours ou dès leur réception pour les commandes nouvelles, le montant total de leurs prix majorés des taxes et des frais. Lorsque la mise en demeure infructueuse le prévoit, le retard de paiement bloque la livraison éventuelle de toute autre prestation, ainsi que l’accès au support technique de Service Formalités et à ses services non payés d’avance. En cas de règlement partiel, il appartient à Service Formalités de l’imputer à son choix sur l’une des créances exigibles du Client et de le notifier au Client. Sauf disposition écrite contraire, tout devis reste valable pendant trente (30) jours calendaires à compter de sa date d’émission. Les prix sont stipulés en Euros.

A – Ouverture de compte : l’ouverture d’un compte Client s’effectue lors de la première commande qui fait l’objet d’un paiement immédiat à la commande.

B – Conditions de paiement : à l’issue de cette période, les conditions suivantes s’appliquent : un acompte de 30% net du prix hors taxes est exigible à la commande, le solde ainsi que les taxes et frais sur le montant total sont payables dans les 30 jours suivant la date de facturation, la facture étant établie à la date d’expédition partielle ou totale. Il n’y a pas d’escompte pour paiement anticipé. Tout retard de paiement entraîne, après mise en demeure restée infructueuse, le versement d’un intérêt au taux maximum légal. Tout retard de paiement, après mise en demeure restée infructueuse, bloque la livraison éventuelle de toute autre marchandise ainsi que l’accès au support technique de Service Formalités ; la fermeture du compte est immédiate et la disposition 2. A s’applique de nouveau aux commandes en cours et nouvelles. L’absence de commande pendant 6 mois à dater de l’ouverture de compte entraîne la clôture de celui- ci et la disposition 2. A s’applique de nouveau.

2.1 Droit de rétractation et de retour

L’acheteur en ligne, comme tout consommateur de VPC,  a un droit de rétractation de 14 jours à partir du lendemain de l’acceptation de l’offre pour une prestation, sans justification, ni paiement de pénalités de sa part. Il peut cependant être redevable des frais de retour. Selon l’article L-121-21-8 1° Le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats « De fourniture de services pleinement exécutés avant la fin du délai de rétractation et dont l’exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation ». Le Client peut, s’il le souhaite, renoncer expressément à son droit de rétractation et, par conséquent, démarrer immédiatement le service proposé par le Fournisseur. Le cas échéant, Service Formalités appliquera la législation en vigueur quant aux éléments transmis par email ou sur l’espace personnel du Client. Tout document reçu sur votre espace personnel ne constitue pas un « document reçu » et n’enfreint pas votre droit aux délais de rétraction, sauf en cas de demande en bonne et due forme de recevoir les dits documents par courrier électronique ou courriers postaux. Le droit de rétractation et de retour ne peut être exercé dès lors que les documents finaux sont mis à la disposition du client, ces documents étant facilement et rapidement duplicables.

Bordereau de rétractation : à envoyer en lettre recommandée avec avis de réception à l’attention de Service Formalités, 6 rue d’Armaille – 75017 Paris, FRANCE..

4 Mise en œuvre

4.1 -C’est uniquement à réception du règlement que Service Formalités entame les procédures. *Le tarif est de 490 euros HT à 4490 euros HT selon les produits choisis et en fonction de la surface et/ou la complexité du dossier et/ou du niveau d’accompagnement.

4.2 -Le rapport complet DUER ou le RGPD ou l’analyse financière et la préparation de la déclaration sont réalisées par le client, avec l’aide de Service Formalités via nos intervenants.

4.3 -L’envoi de la commande se fait soit par voie électronique, fax ou par voie postale. Cela implique l’adhésion du client aux présentes conditions générales.

 4.4 -Service Formalités, se réserve le droit d’annuler toute commande d’un client avec lequel il existerait un litige relatif au paiement d’une commande antérieure. Toutes les commandes sont facturées et payables en Euros uniquement. Le paiement peut s’effectuer par chèque bancaire ou postal ou virement bancaire ou carte bancaire. Le chèque (libellé en euros à l’ordre de Service Formalités) est à adresser avec le bon de commande à Service Formalités.

4.5 -Le virement bancaire est à effectuer par vos soins par tout moyen à votre convenance.

 4.6 -En cas de retard de paiement, seront exigibles, conformément à l’article L 441-6 du code de commerce, une indemnité calculée sur la base de trois fois le taux de l’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Le montant exposé ci- dessus constitue l’indemnité forfaitaire minimum. En cas de frais supplémentaires de recouvrement, une indemnisation complémentaire pourra être demandée sur justification.

Article 3- Frais de déplacement et frais annexes

En cas de nécessité de déplacement du personnel Service Formalités pour la réalisation d’une prestation hors de l’Ile de France, les frais de déplacement, d’hébergement et de repas sont facturés au Client sur justificatif.

 Article 4- Propriété intellectuelle

La fourniture de biens ou de services par Service Formalités est non exclusive. Rien ne saurait interdire à Service Formalités de fournir à des tiers des services et/ou des prestations similaires à celles fournies au Client. Aucun transfert de propriété aux Clients de Service Formalités ne peut porter sur ses logiciels, informations et autres droits ou éléments de propriété intellectuelle. Ces derniers restent propriété de Service Formalités qui en concède des droits d’usage sur une période de temps convenue.

 

Article 5- Contrat

Une commande est réputée conclue lorsqu’elle est acceptée par écrit (papier ou numérique) par un représentant autorisé de Service Formalités, ou bien qu’elle résulte du retour d’un devis accepté par un représentant autorisé du Client. Les traitements automatisés de type SFTP ou Télé Services, de même que les Services Web et les opérations successives prévues dans un contrat cadre, sont dispensés d’être formalisés par une commande à chaque opération. Les contrats cadres sont en principe effectifs par année civile. Ils sont éventuellement précédés d’une période proratisée.

 5.1-Les présentes conditions générales de vente ainsi que les tarifs sont expressément agréés et acceptés par l’Acheteur, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, l’acte d’achat entraînant acceptation des présentes conditions générales de vente. L’acheteur déclare avoir la pleine capacité juridique pour passer une commande et accepter les présentes conditions générales. Le client reconnait être de bonne foi et souhaite mettre en conformité son établissement avec la législation compte tenu du fait que le délai légal est dépassé.

L’acheteur en acceptant ces conditions générales de vente valide la portée des engagements, la nature, le procédé, le motif de la vente ainsi que la non-obligation de souscrire à ce service.

5.2-Déclaration de bonne foi : L’acheteur atteste et certifie ne pas avoir effectué les démarches relatives à ses obligations légales dans les délais fixés par la loi relative a l’accessibilité. L’acheteur mandate Service Formalités afin d’effectuer les démarches administratives ou financière à sa place.

Article 6- Force majeure

La responsabilité de Service Formalités ne pourra pas être mise en œuvre si la non- exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales de vente découle d’un cas de force majeure au sens de l’article 1148 du Code civil. Si Service Formalités était dans l’impossibilité de fournir le bien ou le service commandé, Service Formalités aurait le choix entre la renonciation à la commande et la recherche d’une solution de remplacement en accord avec le Client. En aucun cas, Service Formalités ne sera tenue responsable d’une inexécution ou d’un retard de livraison dû à une raison qui échappe à son contrôle, notamment un évènement imprévisible au moment de la conclusion du contrat qui rend irrésistible son exécution : acte de l’autorité publique, catastrophe naturelle, inondations, explosions, invasions, guerres, désordres civils, grèves, maladies, acte du Client, faute du Client, problèmes de transport, de pénurie d’énergie ou de composants, dégradation des moyens de télécommunications ; y compris si la raison est interne à l’une ou l’autre des entreprises parties au contrat. Service Formalités pourra alors résilier les commandes concernées sans que sa responsabilité puisse être engagée envers le Client.

 

Article 7- Evolutions

Service Formalités pourra apporter toute modification aux spécifications des produits ou logiciels commandés pour autant que le résultat des traitements ou les fonctionnalités du logiciel n’en soient pas substantiellement affectés.

Article 8- Responsabilités/Assurances

Service Formalités certifie être assurée auprès d’une compagnie d’assurances notoirement solvable pour tous les risques de sa responsabilité civile couvrant les dommages corporels directs et indirects qu’elle- même et son personnel pourraient causer au Client ou à des tiers à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions. Service Formalités a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée à ses métiers. Service Formalités ne peut être tenue responsable de l’utilisation faite par le Client d’un produit qu’elle lui a fourni. De même, Service Formalités ne peut être tenu responsable de l’utilisation faite par le Client des traitements réalisés pour son compte. La responsabilité professionnelle de Service Formalités ne pourra être recherchée qu’en cas de fautes qui lui seraient exclusivement imputables, prouvées par le Client et en réparation de ses seuls préjudices directs, certains et actuels. Les éventuels Dommages- Intérêts dus par Service Formalités au Client ne pourront excéder 50% du montant des sommes encaissées par Service Formalités au titre du contrat qui y aurait donné lieu ou de la dernière période de facturation pour l’année civile en cours en cas de contrat à exécution successive. La responsabilité de Service Formalités ne pourra être recherchée du chef des préjudices indirects du Client comme notamment : les gains hypothétiques, les pertes de chiffre d’affaires, de chance, de données, d’image de marque, ou d’exploitation. Les Clients qui confient des données à Service Formalités pour des travaux pour compte réalisés en prestation ou par automate, notamment de mise à jour, validations, enrichissement, normalisation … sont seuls responsables de la conformité de leur utilisation et de leur détention dans le cadre des textes légaux et réglementaires en vigueur. Le cas échéant, Service Formalités n’est responsable que de la fourniture des éléments légaux nécessaires en sa possession dont, par exemple, les statuts d’opposition des individus à des fins de marketing direct dans les listes téléphoniques. Tout échange de données entre Service Formalités et ses Clients devra être sécurisé (cryptage fort). Il est de la responsabilité du Client de s’assurer de la conformité du traitement réalisé dans le cadre de sa commande.

8.1-En aucun cas la responsabilité de Service Formalités ne pourra être engagée. Le Client est seul responsable de l’interprétation et de l’utilisation qu’il fait des données de base qui lui sont fournies. Toute formule (ou projet) doit être employé avec attention et réflexion. Son usage doit être précédé d’une lecture attentive. Il convient chaque fois d’adapter le modèle proposé aux objectifs poursuivis par l’utilisateur, en tenant compte de ses contraintes juridiques propres.

8.2-Service Formalités a une obligation de moyens dans l’information de conseil pour l’élaboration du DUER ou le RGPD ou l’analyse financière. Les documents étant personnalisés par Service Formalités suivant les indications du client, Service Formalités ne pourra être tenu responsable d’une mauvaise interprétation, d’une mauvaise utilisation du client.

 

8.3- Service Formalités ne pourra être tenu responsable dans le cas où un risque, une situation, une exposition n’auraient pas été identifiés. Service Formalités s’engage, cependant à une assistance technique et juridique durant la durée du contrat. A cet effet, le cabinet Service Formalités entreprendra les démarches utiles et nécessaires afin de répondre favorablement à ce que le client est en droit d’attendre.

 8.4- Service Formalités ne saurait en aucun cas être tenu responsable des pièces jointes et/ou à joindre, nécessaires au dépôt de la déclaration, DUER et des documents tenant lieu. A l’identique, le dépôt du dossier complet auprès des administrations demeure à la charge exclusive du Client ; le cabinet Service Formalités ne saurait être tenu responsable D’un défaut de déclaration, D’un dépôt de dossier incomplet, D’un retard de dépôt de dossier.

8.5- Délai de validité du dossier. A compter de l’encaissement du règlement le client s’engage à fournir tous les documents demandés par le groupe Service Formalités pour monter le dossier d’accessibilité. Le délai d’exécution sera effectif à compter de la date du paiement en ligne. Le temps d’exécution de la prestation est de 14 jours ouvré après les 14 jours de délai de rétractation réglementaire. Toutefois, Service Formalités s’accorde le droit de ne pas respecter ce délai si le Client ne fournit pas les éléments demandés dans le temps imparti et Service Formalités ne sera pas tenu responsable du délai de 14 jour ouvré. La durée de prestation de service sera effective à compter de la date du paiement en ligne, et ce, pour une durée de 6 mois. Passé le délai de 6 mois le groupe Service Formalités se réserve le droit à mettre fin au contrat et cela sans demande de remboursement possible, en cas de refus du a une erreur ou une mauvaise interprétation de Service Formalités comme le refus de la préfecture pour l’ADAP la durée du contrat est de 1ans.

 8.6-Service Formalités établit des diagnostiques et projets sur la base d’éléments transmis par le Client. Service Formalités retranscrit les éléments fournis par le Client, Service Formalités ne peut en aucun cas faire une évaluation de risque pour le DUER ou un diagnostic pour le RGPD sans avoir reçu du client les réponses précise sur le QCM pour le diagnostic de l’ADAP et la liste des risques identifié par le client pour le DUER et ne peut en aucun cas être responsable ou tenu responsable des éléments transmis ou de leur contenu ou de toute erreur en découlant.

Article 9–Confidentialité

Toute information surprise ou recueillie par Service Formalités sur un Client et son activité, ou bien par un Client sur Service Formalités et son activité, est considérée comme « information à caractère secret » au sens de l’article 226- 13 du code Pénal. En dehors de ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs liens contractuels, les parties s’en interdisent toute révélation sans un accord exprès de l’autre partie ou l’injonction d’un tribunal ou d’une administration qualifiée. En outre, chaque partie prendra, pour conserver le caractère confidentiel des informations de l’autre partie, les mêmes précautions que celles qu’elle observe habituellement pour les siennes. Le terme des relations contractuelles ne met pas fin à l’obligation de confidentialité pendant la prescription pénale.

 

9.1-Le client s’engage à garder confidentiels, les documents, les contenus et les méthodes de conception du DUER ou le RGPD ou l’analyse financière. Le client s’engage à utiliser le DUER ou le RGPD ou l’analyse financière pour son propre compte. Le client est averti que nos documents sont protégés par la propriété industrielle.

9.2-De même Service Formalités et ses collaborateurs s’engagent à ne divulguer aucune information fournie par le client concernant son activité ; information relative à la constitution des documents.

Article 10- Références

Sauf interdiction expresse du Client, Service Formalités conserve le droit de faire état dans ses références commerciales du nom du Client. Le Client dispose de la même faculté pour le nom de Service Formalités. Si Service Formalités souhaite faire un communiqué de presse contenant le nom du Client, une autorisation préalable lui est demandée. Il en est de même inversement si le Client souhaite citer Service Formalités dans un communiqué de presse.

Article11- Dispositions diverses

Si une quelconque stipulation d’un contrat ou des présentes conditions générales devait être considérée comme nulle, cette nullité n’affecterait pas les autres dispositions qui continueraient à s’appliquer, les parties devant toutefois se rapprocher pour convenir des modifications compatibles avec les règles de droit en vigueur. Le fait qu’une partie ne revendique pas l’application d’une clause contractuelle quelconque ou acquiesce à son inexécution permanente ou temporaire, ne pourra être interprété comme une renonciation à son bénéfice ni aux droits qui découlent pour elle de ladite clause. Les présentes conditions sont régies par le Droit Français. Tout litige résultant de leur exécution ou de leur interprétation relève de la compétence du Tribunal de Commerce dont dépend Service Formalités, nonobstant pluralité de Défendeurs ou appel en garantie. Avant tout recours en justice, les parties à leur meilleur niveau, s’obligent à tenter de se rapprocher par un échange descriptif de leur éventuel différent et de la solution amiable sollicitée. En cas d’échec du rapprochement, il pourra en être fait état sans que les propositions amiables évoquées ne soient ni des minimums ni des maximums pour les Juges.

Article 12- Clauses particulières aux logiciels et référentiels

A – Propriété et risques :

Les risques de dommages et/ou de perte sont transférés au Client au moment de leur transfert/installation chez le Client. Il n’y a pas de transfert de propriété sur les logiciels, informations et autres droits ou éléments incorporels qui demeurent la propriété de Service Formalités ou de ses concédants.

B – Maintenance/mise à jour : cf les clauses particulières annexées aux logiciels et référentiels

 

Article 13- Clauses particulières aux Télé Services, traitements automatisés FTP, AMA SaaS et services web Service Formalités.

Ces traitements informatiques sont délégués au Client via un accès Internet sécurisé aux serveurs Service Formalités et lui permettent d’exécuter sur ses propres fichiers des traitements spécifiques de données. Les journaux de traitements de Service Formalités font foi pour la facturation des services. Dans ce cadre, le Client est responsable – du paramétrage de ces travaux

– de la protection des codes d’accès

– logins et mots de passe

– de toute utilisation frauduleuse des services Service Formalités à partir du système informatique qu’il aura autorisé.

D’autre part le Client est réputé accepter en l’état les spécifications du service fourni et ses éventuelles imperfections liées à la nature d’un traitement automatique.

Article 14–Référentiels

Service Formalités effectue ses traitements en agrégeant les référentiels de ses partenaires – Référentiel postaux, géographiques, référentiels divers : prénom, dictionnaires phonétique, mots, codification fonction, liaison des référentiels postaux ou tout autre référentiel spécifique au Client. En conséquence, la qualité et la précision des traitements de données dépendent de la qualité et de la complétude du/des référentiels utilisé(s). Service Formalités ne peut être tenu pour responsable d’un défaut de qualité des référentiels utilisés.

Article 15- Clauses particulières à la fourniture de prestations de Service Formalités

  1. 1. Les prestations de Service Formalités

Les prestations visent des données à caractère personnel et non personnel et traitent notamment : qualité, nettoyage, mise aux normes postales, déduplication, dé doublonnage, enrichissement, hébergement. Une lettre de mission est associée à la prestation de sous-traitance décrivant notamment les données nécessaires à la fourniture du ou des service(s), la nature des opérations réalisées sur les données, la ou les finalité(s) du traitement, les données à caractère personnel traitées et les catégories de personnes concernées.

  1. 2. Statut des Parties

Service Formalités agit en qualité de Sous- traitant du Client au sens de la réglementation. Il agit pour le compte du Client, Responsable de traitement de données à caractère personnel, sur instructions documentées. Seul le Client est habilité à autoriser la transmission des données à caractère personnel à des tiers.

  1. 3. Obligations générales du Client

Le Client, Responsable de traitement, s’engage notamment à assurer l’accomplissement des démarches et/ou l’obtention des autorisations nécessaires et préalables à la mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel, collecter les données personnelles de façon loyale et licite, procéder à l’information des personnes auprès desquelles sont recueillies les données, procéder au recueil du consentement des individus, notamment pour des opérations de prospection par voie électronique, lorsque celui- ci est nécessaire, veiller à ce que l’objet du présent contrat et les droits d’utilisation qui y sont consentis ne soient pas contraires aux finalités déclarées lors de la collecte initiale de données, respecter les durées de conservation des données telles déclarées et en rapport avec la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont conservées, vérifier que les données transmises respectent les droits des personnes, s’assurer de la juste prise en compte des droits des personnes, répondre à l’obligation de notification de violation de données personnelles auprès de l’autorité de contrôle dans les 72h qui suivent sa détection.

  1. 4. Obligations de Service Formalités vis- à- vis du Client, Responsable de traitement

 4. 1 –Obligations générales Service Formalités s’engage à : Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance. Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client et figurant dans la lettre de mission. Si Service Formalités considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Client. En outre, si Service Formalités est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat.  Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.  Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

4. 2 –Sous-traitance Service Formalités peut faire appel à un autre Sous- traitant (ci- après, « le sous- traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres Sous- traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous- traitées, l’identité et les coordonnées du Sous- traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai minimum de 5 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu. Le Sous- traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à Service Formalités de s’assurer que le Sous- traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que le traitement réponde aux exigences du RGPD.

Si le Sous- traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Service Formalités demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par l’autre Sous- traitant de ses obligations.

 

4. 3 –Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

 4. 4 –Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, Service Formalités doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Service Formalités des demandes d’exercice de leurs droits, Service Formalités adresse ces demandes dès réception par courrier électronique à office@service-formalites.fr

4. 5 –Notification des violations de données à caractère personnel Service Formalités notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 24heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

 4. 6 –Aide de Service Formalités dans le cadre du respect par le Client de ses obligations Service Formalités aide le Client pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. Service Formalités aide le Client pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

 4. 7 –Mesures de sécurité Service Formalités s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres et selon les besoins:- la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel- les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement- les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles- ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement

 4. 8–Sort des données

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, Service Formalités s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au Client ou à renvoyer les données à caractère personnel au Sous- traitant désigné par le Client suivant les instructions données par le Client. Le traitement sera suivi de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du Sous- traitant. Service Formalités justifiera par écrit au Client de la destruction.

 

4. 9 –Délégué à la protection des données Service Formalités communique au Client le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données.

 4. 10 –Registre des catégories d’activités de traitement Service Formalités déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :- le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel il agit, des éventuels sous- traitants et du délégué à la protection des données- les catégories de traitements effectués pour le compte du Client- le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées- dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

  1. 4. 11 –Documentation Service Formalités met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

 5. Obligations du Client, responsable de traitement vis- à- vis de Service Formalités Le Client s’engage à :

Fournir à Service Formalités les données et informations relatives à la description du traitement : finalité, type de données personnelles nécessaires au traitement, données personnelles à traiter, catégories de personnes concernées. Il s’engage à informer Service Formalités si le traitement comporte des données sensibles, Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par Service Formalités, Veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de Service Formalités Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de Service Formalités

Article 16- Clauses particulières à la prospection téléphonique

  1. 1 Obligation de confrontation à la liste d’opposition.

Service Formalités s’engage à fournir un fichier ayant été confronté à la liste d’opposition avant livraison au Client sauf exception à l’obligation de confrontation prévu au point

  1. 2. Conformément aux dispositions du code de la consommation, le Client est informé de son obligation de confrontation à la liste d’opposition au démarchage téléphonique avant toute opération de prospection commerciale sous réserve des exceptions reconnues par les textes et les autorités administratives et judiciaires. Le Client déclare avoir pris connaissance des informations ci- dessus et s’engage à agir conformément à la réglementation en vigueur concernant le démarchage téléphonique.
  1. 3. Exception à l’obligation de confrontation. Le Client peut solliciter de Service Formalités un renseignement téléphonique de données personnelles de ses consommateurs, dans le but d’effectuer des opérations ne nécessitant pas une confrontation à la liste d’opposition au démarchage téléphonique en raison de l’application d’un des cas suivants :

– une relation contractuelle préexiste entre le Client et le Consommateur ;

– la prospection a pour objet la fourniture de journaux, périodiques ou magazines ;

– le Client n’effectue pas d’opération de prospection de consommateurs ;

– le Client est un Institut de sondage ou une association ou un service public et l’objet de l’appel ne concerne pas la vente d’un bien ou la fourniture d’un service ;

– le consommateur souhaite être recontacté par le Client et l’appel est effectué dans les 3 mois qui suivent la demande du consommateur pour le produit ou service concerné. Dans cette hypothèse, le recours aux exceptions à l’obligation de confrontation est indiqué lors de la commande par le Client. Il est précisé que ces exceptions sont sans préjudice de toute interprétation contraire par les autorités administratives et judiciaires. Dès lors en aucun cas la responsabilité de Service Formalités ne pourra être retenue au titre de la non confrontation à la liste d’opposition au démarchage téléphonique. Pour toutes les hypothèses précitées, il est rappelé au Client qu’il doit être en mesure de justifier auprès des autorités de l’utilisation d’une des exceptions à l’obligation de confrontation à la liste Bloctel.

 

Article17- Tribunal compétent

Le contrat est soumis au droit français, en cas de désaccord sur son application ou son interprétation, les parties acceptent de se soumettre à une procédure de règlement amiable. A défaut d’accord dans un délai d’un mois à compter de la notification écrite du différent qui sera effectuée par l’une ou l’autre partie, le litige sera porté devant le Tribunal de commerce de Nanterre qui est seul compétent pour connaitre le litige nonobstant pluralité de défendeurs même en cas de procédure d’urgence ou conservatoire ou d’appel en garantie. Toutes les clauses figurant dans les présentes conditions générales de vente, ainsi que toutes les opérations d’achat et de vente qui y sont visées, seront soumises au droit français, les Tribunaux seront ceux du ressort de Paris.